物业公司物资(物品)采购领用程序1.目的规范公司内部的物资申购和采办行为及物流管理,充分体现公司开源节流、降成本增效的企业精神,更好地实现公司社会、环境、经济效益的同步增长。
2. 适用范围本程序适用于公司范围内及所属各管理项目所需的由公司负责采购并支付费用的所有物资(物品)采购、领用行为。
3. 职责3.1本程序所规定范围内的物资采购和领用发放功能由公司行政部负责扎口统一管理。
3. 2财务部负责对物资采购价格的审核及费用的控制。
3. 3公司各职能部门和公司所属各管理项目应严格按照本程序要求实施物资(物品)的申购、领用。
4. 程序
4.1采购计划
4.1.1公司各职能部门或所属管理项目,应于每月5日前将当月所需购置(领用)的物资材料计划以《购物申请表》形式报财务部核定是否在预算成本中后再交业务副总经理审核后交公司行政部。
4.1.2公司行政部应于每月8日前将各职能部门或项目的采购计划汇总后,按采购物资的轻重缓急、价值大小,按照质优价廉、售后服务完善为原则进行市场询价,实行货比三家(询价工作根据具体情况,也可由行政部委托相关项目或人员进行)。
4.1.3行政部在确定物资采购价格后,应报财务部进行价格核定后,报总经理室审批、执行。
4.2物资采购
4.2.1 行政部采购人员或其指定的相关人员应严格按照审批的采购计划进行采购。
4.2.2 临时急用的物资采购,必须由职能部门或管理项目负责人根据具体情况,在征得公司总经理室批准后,由行政部或有关人员进行采购。
当月急用物品的购置,需列入下月采购计划,同时作相应说明。
4.2.3 采购物资到货后,公司行政部或相关管理项目人员应认真地按照采购计划和送货清单对物资(包括随货的资料配件)进行核对验收,无误后方可签收。
对由销售单位(或生产厂家)负责安装的设备、设施,则应在安装完毕,并试运行正常后方可签字确认。
4.2.4 采购物资验收后,行政部应根据货物清单按品种做好物资的入库手续,并填写《采购物资入库单》,建立库存物资台帐。
4.2.5 财务部应凭购物正式和入库单及相关人员的签批方可予以报销入帐(报销签字程序按原规定执行)。
在办理报销手续时,应提供经相关领导签批的购物申请(有明确估价)及入库单作为入帐凭证的 。
在填制和签批费用报销单时,按财务管理要求,一律使用签字笔或钢笔。
4.3物资的领用发放
4.3.1 所有物资应由有关职能部门或管理项目向行政部统一领用。
4.3.2 所有固定资产或工具耐用消耗品的领用,必须有领用部门或项目负责人签字认可的领料单(一式二联),行政部方可发放。
4.3.3 行政部应负责做好物品的库存、领用和发放台帐,并做到帐物相符。
4.3.4 财务部负责对行政部物资库存、领用和发放情况及相关台帐进行监督和指导。
财务部和行政部应按月、季、年对库存物品进行盘点,并填制盘点表。
4.4公司所属管理项目根据项目管理合同(协议)的条款约定,由甲方支付物品采购费用的,相关物品的采购及报销由项目负责人执行。
其间,如甲方有异议或投诉,则由项目负责人承担相关责任。
4.5书刊、音像制品及特殊载体类等特殊物品的采购报销程序参照本程序执行。
5.记录
5.1《购物申请表》;
5.2《物品入库单》;
5.3物品库存、领用发放台帐;
5.4《物品领用单》;
5.5《月末盘点表》。